Office 365 hjälper Coop sänka kostnaderna
Låga matpriser och hållbar miljö är två viktiga ingredienser i Coops affärsidé. För att uppnå dessa mål har man tagit Microsofts Office 365 till hjälp. Utrullningen skedde just före sommaren och har redan gett resultat.
I livsmedelsbranschen är priset en viktig konkurrensfaktor. Där såg Coop, med CIO Stefan Hasselgren i spetsen, ett värde i Office 365. Med smidiga kommunikationsverktyg blir företaget mer effektiva, vilket gör att de kan hålla nere priserna i butikerna. Några månader efter implementeringen syns redan minskade kostnader.
– Tidigare betalade vi en leverantör för driften av servrar ovanpå att vi betalade licenser till Microsoft. I och med övergången till Office 365 betalar vi istället en fast avgift per användare. Där ser vi en besparing och en modell som stödjer vårt behov av flexibilitet, säger Stefan Hasselgren.
Varumärket Coop är starkt förknippat med hållbar utveckling. Målet är att butiker, sortiment och leverantörer ska stå för hållbarhet. Smidigare kontaktvägar mellan anställda istället för utskrifter på anslagstavlor är såklart en del i det hela. Men åtagandet går längre än så. Att Microsoft är miljöcertifierade var inte en bonus, utan ett krav.
– För oss är det viktigt att säkerställa att partners lever upp till de krav som vi har, till exempel när det gäller miljövänliga datahallar, säger Magnus Schenström, Contract Manager och ansvarig för arbetsplatstjänsten.
Stefan Hasselgren fyller i:
– Centraliserad IT-drift leder automatiskt till hållbarare miljö. Vi har tidigare haft servrar på 800 platser. Och det kommer ju aldrig vara lika miljövänligt som att ha servrar på få platser.
Ett annat krav från Coops sida gällde kundernas säkerhet. Företaget har ett så kallat PCI-certifikat, vilket innebär att kunders kreditkortsuppgifter inte får lagras elektroniskt. Detta möter Office 365 genom ett inbyggt filter som hittar och rensar bort dessa uppgifter innan de lagras på servern.
I våras skedde utrullningen. 3900 tjänstemän omfattades. Beslutet om att köpa in Office 365 togs i mars och enligt tidsplanen skulle implementeringen vara i hamn tre månader senare. Tidsplanen höll tack vare ett nära samarbete mellan Coop och Microsoft.
– Vi var bland annat på väg att gå över det antal licenser vi hade sedan tidigare. Där hjälpte Microsoft oss genom att sätta in temporära licenser så att vi täckte det behov vi hade, säger Magnus Schenström och fortsätter:
–Det finns också en del fallgropar som hänger ihop med hur väl dokumenterad din nuvarande systemmiljö är, och därmed hur lätt omläggningen kan ske.
Med facit i hand finns det ändå saker som Stefan och Magnus skulle gjort annorlunda om de skulle göra om det hela. Framförallt när det kommer till kommunikationen med användarna.
– Information är jätteviktigt och får aldrig underskattas. Oavsett hur man kommunicerar läser de flesta inte all information och följer inte alla instruktioner. Man bör därför ha en Service Desk som är beredd att hantera en ökad volym av den här typen av ärenden. Det kommer mer än vad man tror, oavsett hur mycket information man skickar ut, säger Magnus Schenström.
Är då allting guld och gröna skogar? Stefan Hasselgren och Magnus Schenström tycker att det fungerar utmärkt i den miljö de jobbar i, men Stefan vet att det finns ett missnöje bland vissa användare. Ett missnöje som inte är kopplat till produkten i sig.
– Många jobbar i en datamiljö där vi fortfarande har en massa gamla system kvar, vilket gör att det inte är helt kompatibelt med den nya miljön, säger Stefan Hasselgren.
Däremot har de nya användarna haft lätt att ta programmen till sig. Stefan Hasselgren tror att det har med Office-paketets popularitet att göra.
– Vi älskar Microsofts verktyg eftersom de används av användarna privat. Det ger oss en mycket kortare startsträcka, för de känner igen sig i programmen och vet redan hur allting fungerar. Det gör det tusen gånger lättare.
För mer information, vänligen kontakta:
Niklas Danell
Microsoft AB
Produktchef Office 365
Tel: 08-7523240
niklas.danell@microsoft.com